Guide des organisateurs

Vous trouverez ici tout ce qu’on organisateur doit savoir…

Table des matières

  • Choisir un sentier / exploration
  • Prendre les inscriptions / degrés de difficulté
  • Accueil et covoiturage
  • Encadrement et conduite de l’activité / sécurité
  • Le co-organisateur
  • Critères d’annulation d’une randonnée
  • Rapport de randonnée
  • En cas de pépin

Choisir un sentier

On devient organisateur principalement pour le plaisir! Le plaisir de partager nos découvertes, de faire connaître nos coups de coeur…

Donc on choisit un sentier qu’on aime, évidemment. Si on le connaît bien, pas de problème: il faut seulement s’assurer que rien n’a changé. Nous recommandons d’appeler le parc en question ou le gestionnaire de sentier, quand il y en a un, peu de temps avant la rando prévue, pour vérifier les conditions.

S’il s’agit d’un sentier qu’on se rappelle vaguement ou dont les conditions de terrain sont inconnues, nous recommandons d’aller le revoir, tout simplement. Le club subventionne (nouvelle mesure, à partir du 1er décembre 2021) l’exploration à raison de 20$ lorsque le sentier se trouve à plus de 100 km de Trois-Rivières, ou de 10$ lorsque situé à moins de 100 km.

L’hiver, il faut aussi se demander si les raquettes sont nécessaires ou s’il est préférable d’y aller en crampons. Dans le doute, s’informer…

Aller prendre un café/une bière/une crème glacée… après l’effort, fait aussi partie du plaisir. N’oubliez pas d’y penser lors de votre planification.

Inscriptions

L’organisateur accepte que soient publiés son numéro de téléphone et/ou son adresse courriel, pour que les personnes intéressées puissent le joindre pour s’inscrire à son activité.

Il est important, avant d’accepter un participant, de s’assurer que la personne comprend bien dans quoi elle s’embarque. L’inscription par téléphone est privilégiée, surtout pour ce qui est des nouveaux membres, car c’est l’occasion de vérifier leur niveau de préparation et de répondre à leurs questions.

La page « Niveaux de difficulté » est notre référence pour ce qui est du nombre de « coeurs » attribués à une rando. Cependant l’expérience de l’organisateur est primordiale, car les difficultés du terrain ne sont pas seulement dans les chiffres (les côtes à pic, les roches et les racines ne sont pas répertoriées, mais elles sont bien réelles)! En cas de doute sur la capacité d’un nouveau membre qui veut s’inscrire à une activité difficile, il est préférable de le lui dire franchement et de l’inviter à participer d’abord à une rando plus accessible.

Accueil et covoiturage

C’est le grand jour. On se présente au moins 15 minutes d’avance au point de rencontre annoncé. Si l’organisateur n’est pas sur place à Trois-Rivières, un autre membre a été désigné (s’assurer que c’est bien clair et que cette personne a la liste des gens inscrits) pour accueillir les participants et organiser le covoiturage.

Les personnes qui se présentent sans s’être annoncées sont également accueillies. L’organisateur devrait quand même s’assurer qu’elles sont suffisamment préparées, équipées et aptes à suivre le groupe. Si oui, il les ajoute à la liste officielle.

Il est entendu que l’on n’attend pas les retardataires. Cependant, l’organisateur peut tenter de les appeler, pour leur indiquer comment rejoindre le groupe s’ils le désirent.

L' »après-rando » est une étape appréciée de plusieurs. C’est une bonne idée d’en parler au moment de diviser les passagers, pour que ceux qui veulent rentrer tôt embarquent ensemble, autant que possible. Avant de partir, on s’assure que tout le monde connaît la politique du club en matière de covoiturage (voir la section à cet effet dans l’onglet « Renseignements »). Pendant la pandémie, chaque conducteur devait être informé que le club recommandait le port du masque pendant le déplacement en auto, à moins d’un consensus clair de tous les passagers. Cette mesure est maintenant tombée, mais la suivante est encore en vigueur: chaque conducteur doit savoir aussi qu’il est parfaitement en droit de refuser l’accès de sa voiture à toute personne non adéquatement vaccinée.

L’organisateur fournit à chaque voiture un plan de route écrit et détaillé, soit GoogleMaps (en français, SVP), soit ses instructions personnelles, claires et complètes. Encore là, si une ou des voitures ont des problèmes en chemin, on ne les attendra pas. Mais l’organisateur, évidemment, essaiera de les rejoindre pour savoir ce qui se passe…

Il est donc essentiel, en tant qu’organisateur, que vous ayez accès à un téléphone mobile. Assurez-vous qu’il est bien ouvert et accessible en tout temps. Si vous-même n’en possédez pas, prenez entente avec un autre participant, qui sera la personne à joindre en cas de pépin. Assurez-vous aussi que toutes les personnes intéressées ont bien le bon numéro pour vous joindre le jour de votre activité.

Encadrement de la randonnée

Pour la « bonne marche » d’une rando, ça prend un organisateur qui met ses culottes!

C’est vous qui savez où vous allez (enfin, on l’espère), alors ce n’est pas inadéquat d’agir en chef. Dans le respect de tous les participants, bien sûr. L’organisateur décide s’il y a lieu de faire plus d’un groupe. Il désigne le (ou les) chef de file et le serre-file. Il rappelle à tous quelques consignes: garder ses distances, aviser si on a une médication d’urgence ou un malaise, s’attendre aux intersections… et on est partis.

Les gens aiment savoir comment ça va se dérouler, donc expliquez le plan de match avant de partir. Montrez la carte du sentier et les endroits prévus pour la collation et/ou le dîner. Rappelez à l’ordre ceux qui dépassent le meneur (il n’y a pas de prix pour le premier rendu!) ou qui traînent indûment (on est un club de marche, pas de photographie). Assurez-vous que vous savez en tout temps où sont vos poussins…

Le co-organisateur

Travailler en équipe, c’est toujours une bonne idée. Non seulement, les qualités et qualifications de l’un complètent celles de l’autre, mais c’est la meilleure manière de transmettre / d’acquérir de l’expérience. Moi Mes Souliers encourage fortement ses membres à devenir organisateur et, pour cela, leur offre le soutien de ses pros de la rando. N’ayez pas peur de vous impliquer, on va vous aider!

Le co-organisateur peut prendre les inscriptions, organiser le covoiturage à un des points de rencontre, mener ou fermer la marche (au choix!), être le précieux assistant en cas de pépin, faire (ou ne pas faire) le rapport…

Annulation d’une randonnée

Si les conditions sont jugées dangereuses, c’est à l’organisateur de prendre la décision d’annuler sa randonnée. On parle ici de conditions météo extrêmes, comme des pluies diluviennes, des orages électriques, de très grands vents etc. L’organisateur avise alors par téléphone toutes les personnes inscrites, dès que sa décision est prise. Par la suite, il avise le responsable de la programmation (voir comment rejoindre cette personne dans l’onglet « CA »).

Si c’est l’organisateur lui-même qui a un empêchement, problème de santé ou autre, il doit aviser le responsable de la programmation dès que possible, pour que celui-ci puisse lui trouver un remplaçant.

Si c’est le sentier proposé qui pose problème, on peut en changer. En discuter, encore une fois, avec le responsable de la programmation (si celui-ci est injoignable, appeler le président ou un autre membre du CA).

Le rapport de rando

La date. Le nom de la rando. Les noms des membres participants. Les noms et numéros de téléphone des « invités ». Une courte note explicative s’il y a eu un incident. Votre demande de subvention à l’exploration, si indiqué (10$ ou 20$). Le nom de l’organisateur.

Voilà, un rapport de rando, c’est pas plus compliqué que ça. On l’envoie à Louise Vaillancourt et à Patricia Chevalley (voir leurs adresses dans l’onglet « présentation »).

Pour les photos, on les envoie (ou on demande à ceux qui en ont pris de le faire) à Lise Gauthier et à Jacqueline Chavignot (voir onglet « présentation »).

En cas de pépin

Moi Mes Souliers dispose d’une trousse de premiers soins, qui se passe normalement d’un organisateur au suivant. Si vous ne l’avez pas, informez-vous à l’organisateur précédent. C’est un petit sac qui contient quelques bandages, désinfectant et choses du genre. La liste est disponible en annexe (voir « Trousse »).

Dans cette trousse se trouvent aussi deux feuilles qui indiquent la marche à suivre en cas de blessures plus graves: comment diviser les responsabilités, appeler des secours si besoin, prendre des notes sur l’état de la victime, etc.

L’important à savoir est que l’organisateur, s’il est responsable de son groupe, n’est pas du tout réputé expert en matière de sauvetage ou de premiers soins: on n’attend de lui aucune compétence particulière, simplement d’être là, de faire son possible et de documenter ce qui s’est passé. Le club a une excellente couverture d’assurances: l’organisateur ne sera pas tenu responsable personnellement, à moins qu’il ait clairement enfreint la loi.

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